寫在前面

這系列是身為闖入電子簽名世界的 PM 本人我，在實務上的實戰與學習筆記，希望可以透過分享來幫助大家認識電子簽名，並且重新整理自己對於它的技術與知識。

閉上眼，想像一個場景。一間在市中心經營了十幾年的知名連鎖診所，門面光鮮亮麗，客戶絡繹不絕，時常可以在各處看到它的廣告。

但在優雅的櫃檯後方，卻是另一種光景。每天時間一到，行政人員的惡夢就開始了。為了找出隔天預約的幾十位客人的紙本病歷和過往同意書，他們必須在數十個檔案櫃，以及數千、甚至數萬份文件中翻找。單單是「尋找」這個行為，平均每天就要耗掉一個多小時的寶貴人力。

一個多小時，聽起來或許不多。但身為專案經理，我習慣將其量化：一天一小時多，一個月就花費超過 22 個小時，一年就是 264 個小時，相當於一個員工一個多月的工時。

當然，人力成本不過是冰山一角。龐大的紙本文件，帶來的還有一連串隱性成本：

• 空間成本：數十個檔案櫃佔領寸土寸金的營業空間，甚至可能需要另租倉庫作為存放使用。
• 時間成本：除了尋找，還有傳遞、歸檔、影印，以及後續為將資料上傳衛福部，需耗費大量時間手動掃描或輸入。
• 風險成本：紙本文件可能會面臨紙張老化、資料不清楚、人為遺失、水火損毀的風險外，更可能在調閱或傳遞過程中造成客戶個資外洩。
• 體驗成本：客戶看診時看到醫師或護理人員翻閱一張張捲曲陳舊的文件，除了衛生疑慮外，也讓診所的數位化形象大打折扣。

面對這些困境，許多企業主或主管會想說，只要導入一套昂貴的 ERP 或 CRM 系統，什麼都包、就全部解決了！數位轉型是現在各規模企業都很關注且需要解決的問題，但其實，仔細分析上述所有問題的核心，都指向一件事：「紙本流程」。

去對準問題後，我們可以用更精準的方式來開始數位轉型的第一步，而解決這個問題的核心，就是「電子簽章」(Electronic Signature)。

讓我們回到文章最開始的知名診所來看看，當這家診所導入電子簽名流程後，有哪些改變：

• 成本降低：佔據營業空間的庫房被清空，做更高效率的轉換；紙張、墨水、印刷費用大幅降低。
• 效率提升：行政人員只需要輸入病歷號或關鍵字，三秒內就能調出所有歷史文件。每年多出來的 264 小時，可以用來做客戶關係維護、提升服務品質等更有價值的工作。
• 安全合規：所有電子文件加密儲存，有完整的稽核軌跡 (Audit Trail)，每一次的存取及簽署都有紀錄；上傳衛服部時只需要點擊按鈕，迅速又合規定。
• 體驗升級：客戶及醫事人員使用平板簽署，流程快速專業，也讓老牌診所的品牌形象大大提升。

這個知名診所的故事，是我經手過的其中一個案例，它也是無數被紙本流程困擾的企業縮影。在你的部門或公司哩，是否也有一個被「紙」綁架的流程呢？

在接下來的 29 天，我會以 PM 的實務經驗與學習筆記，帶大家一步步拆解電子簽章的技術、法律與專案管理 know-how。這不只是一趟技術學習之旅，更是一場關於流程優化與商業價值提升的思考。

明天，讓我們從一個最基本的觀念開始聊聊：「電子簽章」跟「數位簽章」，到底差在哪？